4 km prall gefüllte Ordner umfasst das Verwaltungsarchiv des Goethe-Instituts in München. Eine Kosten-Nutzen-Analyse hat ergeben, dass die Offline-Archivierung auf CD gerade bei langfristiger Archivierung erhebliche Vorteile hat.
Dietzenbach, Oktober 2005. Im Verwaltungsstandort München der Goethe-Institute schlängeln sich 4 km Regale durch die Archivkeller. Der Inhalt: langlebige, dabei jedoch eher selten benötigte Akten wie Rechnungen mit einer Aufbewahrungsfrist von wenigstens 10 Jahren bis hin zu Personaldokumenten und Gehaltsabrechnungen mit einer Aufbewahrungsfrist von wenigstens 30 Jahren. Die Zielsetzung der Goethe-Institute war klar: Kostenoptimierung bei der Archivverwaltung, möglichst ohne bewährte Arbeitsabläufe komplett zu verwerfen. Der Dokumentenmanagementspezialist Océ konnte mit einer Lösung aus Océ- und Rimage-Systemen überzeugen und einen sanften und schnellen Übergang zu einer digitalen Ablage (binnen 3 Wochen!) ermöglichen.
Das Problem
So wie bisher beim Goethe-Institut läuft die Archivierung sicher noch in vielen Unternehmen und Institutionen ab. Ordner und Dokumente werden zwar in einer Datenbank ordentlich erfasst, dann aber einfach in ein Archivregal gestellt. Die Recherche nach bestimmten Akten erfolgt über eine Ordner- oder Dokumentenanfrage, die gefundenen Ordner werden zeitweise an die Fachabteilung verliehen. Neben dem enormen Platzbedarf eines Archivs und den entsprechenden Raumkosten hat ein solches physikalisches Archiv jedoch noch weitere Nachteile: Langzeitarchivierte Papierdokumente verlieren an Lesbarkeit. Auf einen bestimmten Ordner kann zur selben Zeit nur einmal zugegriffen werden, weitere Anfragen nach Dokumenten im gleichen Ordner müssen warten. Verschwindet ein Ordner, so sind die Dokumente meist endgültig verloren, da eine Anfertigung von Sicherheitskopien recht aufwändig ist.
Die Lösung – pragmatisch und zielführend
Die Systemspezialisten von Océ schlugen dem Goethe-Institut eine geradezu genial einfache Lösung vor, die auf vorhandenen Ressourcen aufsetzte, einen minimalen administrativen Aufwand für den Systembetrieb gewährleistete und die bisherigen Arbeitsabläufe kaum veränderte.
In der Hausdruckerei war bereits ein äußerst leistungsfähiger Netzwerkdrucker mit Scanfunktion vorhanden, ein Océ VarioPrint® 2050 mit Scan Logic-Hochleistungsdokumentenscanner. Ein Kosten-Nutzen-Vergleich ergab, dass bei dieser Situation ein Online-Archivsystem gegenüber einem Offline-Archiv mehr Nachteile als Vorteile hat. Insbesondere der für ein Online-Archiv notwendige hohe administrative Aufwand, gerade unter Datenschutz- und Sicherheitsgesichtspunkten, sprach gegen diese Lösung. Demgegenüber versprach ein Offline-Archiv auf transportablen Speichermedien die Nachteile des Papierarchivs vollständig aufzulösen, ohne sich neue Probleme zu schaffen. Wie so oft, ist weniger eben doch manchmal mehr.
Es fehlte also nur noch die vollautomatische Ausgabe auf ein transportables universelles Speichermedium wie z.B. CD oder DVD. Mit dem Rimage DL5200 stand auch das passende CD/DVD-Produktionssystem schnell fest, da Rimage eine äußerst flexible und doch einfache API für die Einbindung in ganzheitliche Systemlösungen zur Verfügung stellt.
Um den gesamten Vorgang vom Scan bis zur fertigen CD vollständig zu automatisieren, hat Océ hier eine „Middleware“ entwickelt. Die Scandaten werden vom Océ VarioPrint® 2050 direkt an das Rimage CD-Produktionssystem geschickt und dort von der Océ-Software aufbereitet. Dabei wird nicht nur die zukünftige CD-Struktur erzeugt, es werden auch die Ordnerdaten aus der Verwaltungsdatenbank der CD dem gesannten Inhalt zugeordnet. Unter anderem wird das spätere Label der CD mit diesen Daten automatisch erzeugt. Die CDs mit dem Ordnerinhalt werden vollautomatisch durch den Rimage DL 5200 gebrannt und bedruckt, eine Verwechslung von Inhalt und Beschriftung ist damit praktisch unmöglich.
„Einmal eingescannt, blieben die Ausleihvorgänge und Arbeitsabläufe dieselben. Statt eines Ordners werden nun eben CDs mit dem Ordnerinhalt an die Fachabteilung ausgeliehen.“, stellt Alexander Normann, European Marketing Manager bei Rimage, das pragmatische Konzept vor, und sagt weiter: „Geniale Lösungen sind mit Rimage eben ganz einfach.“
Rimage Europe GmbH
Die RIMAGE Europe GmbH ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der 1978 gegründeten RIMAGE Corporation, Minneapolis, USA. Von Dietzenbach in der Nähe Frankfurts aus werden seit 1992 Kunden in Europa, Afrika und Nahen Osten betreut. Rimage ist der Technologieführer bei vollautomatischen Publishing- und Duplizierungssystemen für CDR und DVDR. Zum Einsatz kommen diese Systeme vor allen Dingen in Unternehmen und Behörden, z.B. für Berichte und Auswertungen, Rechnungs- und Buchhaltungsdaten, Bankauszüge, umfangreiche Kataloge und Preislisten, Softwareaktualisierungen, Normen und Service‑Anweisungen, anspruchsvolle Video und Audio-Anwendungen, etc. Für alle namhaften On-Demand Projekte wie Music on Demand oder Photo on Demand ist Rimage erste Wahl.
Alle genannten Markennamen und Warenzeichen sind Markennamen und Warenzeichen der jeweiligen Markeninhaber.
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